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Skoull Aide

Vérifier les pièces du dossier

Contrôler les pièces déposées (ouvertes avant de statuer), les accepter ou les refuser.

Scolarité

En vidéo

Les étudiants déposent leurs pièces (extrait de naissance, pièce d'identité, diplômes…) depuis leur espace. Chaque pièce déposée attend une décision de la scolarité : valider ou refuser.

Une règle protège le dossier : on ne statue que sur une pièce qu'on a ouverte soi-même. Les boutons de décision restent grisés tant que l'agent qui décide n'a pas regardé le fichier. Un refus exige un motif, que l'étudiant reçoit par e-mail avec un lien pour redéposer.

Avant de commencer

  • Les pièces exigées paramétrées (voir « Pièces exigées du dossier »).
  • Un compte qui a le droit de vérifier les pièces. Gérer les étudiants ne suffit pas : c'est un droit à part.

Pas à pas

  1. Quand des pièces attendent une décision, un bouton rouge Pièces à vérifier, avec leur nombre, apparaît dans la barre du haut. Il n'y a pas d'entrée dans le menu : le bouton disparaît quand la file est vide.

    La page liste un dossier par ligne : l'étudiant et son matricule, sa cohorte, les pièces déposées et la date depuis laquelle elles attendent. Le dossier qui attend depuis le plus longtemps vient en premier. La file suit l'année et le campus de la barre du haut.

    Quand tout est traité, la page affiche « Aucune pièce en attente de vérification. ».

Capture : Trouver les pièces à vérifier
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Étape 1 sur 5

Bon à savoir

  • L'ouverture par un collègue ne compte pas : chaque agent qui décide doit avoir ouvert la pièce lui-même.

  • Validez dès qu'un original papier a été vu au guichet : la ligne garde « Original vu par … » tant que le fichier manque.

  • Une pièce refusée puis redéposée repasse « en attente » : elle revient d'elle-même dans la file.

Si ça bloque

  • « Ouvrez la pièce avant de statuer : on ne valide ni ne refuse un fichier qu'on n'a pas regardé. » : ouvrez le fichier, puis revenez décider.

  • « Aucun fichier n'a été déposé pour cette pièce : il n'y a rien à examiner. » : l'étudiant n'a encore rien envoyé ; accordez un délai si besoin.

  • Le bouton Pièces à vérifier n'apparaît pas : la file est vide, ou votre compte n'a pas le droit de vérifier les pièces.

  • « Le refus n'a pas abouti. » : le motif est vide ou la pièce a changé entre-temps. Rechargez la page et recommencez.

  • « Cet élément est introuvable : il a peut-être été supprimé entre-temps. Rechargez la page. »

Questions fréquentes

›L'étudiant est-il prévenu quand je valide ?

Non. Seul le refus envoie un e-mail. La pièce validée apparaît « vérifiée » dans son espace.

›Pourquoi un délai accordé n'apparaît-il pas dans la file ?

La file ne contient que les pièces déposées. Une pièce sans fichier, même avec un délai, n'a rien à vérifier.

›Un dossier incomplet bloque-t-il l'étudiant ?

Les pièces exigées et leurs dates limites alimentent la barrière d'accès de l'école. Voir « Pièces exigées du dossier ».

Voir aussi