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Skoull Aide

Annuaire et fiche étudiant

Retrouver un étudiant, consulter son parcours, son dossier, ses pièces et sa situation.

ScolaritéDirectionComptabilité

En vidéo

L'annuaire rassemble tous les étudiants inscrits. On y retrouve un étudiant en quelques lettres, puis on ouvre sa fiche, qui regroupe tout ce que l'école sait de lui : son inscription en cours, ses années précédentes, son dossier de pièces, sa carte, ses documents et sa situation financière.

Cette fiche s'adresse à la scolarité, à la direction et à la comptabilité. Chacun ne voit que les onglets que ses droits ouvrent.

Avant de commencer

  • Avoir le droit de consulter les étudiants (ou la comptabilité, pour l'onglet Comptabilité).
  • Des étudiants validés : un candidat devient étudiant quand la scolarité valide sa préinscription.

Pas à pas

  1. Ouvrez Scolarité › Étudiants. Quatre cases résument la population : Total inscrits, Actifs, Révoqués et Sans promo (étudiants qui n'ont encore aucune inscription).

    Tapez un nom, une adresse e-mail ou un matricule dans la recherche. Les listes Tous les programmes et Tous les niveaux restreignent la liste à une filière ou à un niveau.

    La liste suit l'année et le campus choisis dans la barre du haut ; un étudiant sans aucune inscription y figure toujours, pour qu'on ne le perde pas.

Capture : Retrouver un étudiant
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Étape 1 sur 7

Bon à savoir

  • La recherche accepte le matricule : c'est le moyen le plus sûr de retrouver un homonyme.

  • Le bouton Aide d'un onglet de la fiche ouvre cette même page : tous les onglets sont décrits ici.

  • Le point orange à côté de l'onglet Dossier signale des pièces manquantes, sans avoir à ouvrir l'onglet.

  • Changer un matricule ne réimprime rien : les cartes et documents déjà délivrés gardent l'ancien numéro. Rééditez la carte si besoin.

Si ça bloque

  • « Ce matricule est déjà attribué à un autre étudiant » ou « … déjà réservé par un dossier de préinscription en attente » : le numéro est pris. Choisissez-en un autre ou laissez Générer le proposer.

  • « Un matricule attribué ne peut pas être retiré. Remplacez-le par un autre numéro. » : on ne vide pas le champ, on le remplace.

  • « Ce matricule contient un caractère non autorisé » : lettres, chiffres, tiret, barre oblique et point uniquement, sans espace.

  • Générer grisé : le champ n'est pas vide, ou l'étudiant n'a aucune inscription (son année d'entrée est inconnue, le numéro se saisit à la main).

  • « Ouvrez la pièce avant de statuer » : les boutons Valider et Refuser d'une pièce restent grisés tant que vous n'avez pas ouvert le fichier.

  • Un onglet qui répond « page introuvable » : votre compte n'a pas le droit correspondant (Dossier, Carte et Comptabilité dépendent chacun d'un droit et d'un module).

  • « Cette correction n'est pas possible » à la correction d'affectation : des notes existent déjà dans la classe actuelle, la classe visée est complète, une échéance a été aménagée, ou aucun tarif n'existe pour la nouvelle classe.

Questions fréquentes

›Comment changer l'adresse e-mail d'un étudiant ?

Par le bouton Changer l'e-mail de l'en-tête (il s'appelle Accès si votre compte peut seulement renvoyer le lien d'activation). Un motif est demandé ; l'ancienne adresse ne permet plus de se connecter. Si l'adresse est déjà prise, Skoull le dit sans révéler à qui elle appartient.

›Peut-on changer le campus ou l'année d'un étudiant ?

Non : Corriger l'affectation ne change que la filière et le niveau, dans le même campus et la même année. Après la correction, la comptabilité doit recalculer la facture avant tout nouvel encaissement.

›Pourquoi un étudiant apparaît-il « Sans promo » ?

Il a un compte mais aucune inscription : il n'appartient à aucune cohorte. C'est le cas d'un ancien étudiant revenu demander un document, par exemple.

›Que se passe-t-il quand j'accorde un délai sur une pièce ?

La date limite de la pièce est repoussée ; la pièce reste exigée. L'étudiant voit la nouvelle date dans son espace.

Voir aussi