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Skoull Aide

Traiter les préinscriptions

Examiner les candidatures reçues en ligne, les valider ou les refuser, et ouvrir l'accès de l'étudiant.

ScolaritéDirection

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Chaque candidat qui remplit le formulaire de préinscription en ligne arrive ici, « en attente ». La scolarité examine le dossier, puis le valide — Skoull crée alors le compte de l'étudiant, l'inscrit dans sa promo et lui envoie son lien d'activation — ou le refuse. C'est l'écran de la rentrée : la pastille rouge du menu compte les dossiers qui attendent une décision.

Avant de commencer

  • Les filières et niveaux proposés sur chaque campus sont paramétrés au référentiel : le candidat ne peut choisir que ce qui est ouvert.
  • Pour la case « Pièces à vérifier », les pièces exigées de l'année doivent être paramétrées (voir pieces-exigees).

Pas à pas

  1. Dans le menu Scolarité, cliquez sur Préinscriptions. Le chiffre rouge à côté indique le nombre de dossiers en attente.

    Les quatre cartes du haut donnent les totaux. Les onglets En attente, Validées, Refusées et Toutes trient la liste ; elle s'ouvre toujours sur En attente. Le champ de recherche retrouve un candidat par son nom ou son e-mail.

    La liste suit l'année et le campus choisis dans la barre du haut : changez de campus pour ne voir que ses candidats.

Capture : Ouvrir la liste des préinscriptions
Voir en grand
Étape 1 sur 7

Bon à savoir

  • Cliquez sur la pastille rouge du menu Préinscriptions en début de journée : elle compte les dossiers en attente pour l'année et le campus choisis en haut de l'écran.

  • Un ancien étudiant qui revient indique son matricule dans le formulaire : le bouton devient alors « Réinscrire … » et le compte existant est réutilisé, sans nouveau matricule ni nouveau lien d'activation (il reçoit une simple confirmation).

  • Pour un candidat qui vient d'un autre établissement, cochez « Équivalence à examiner » avant de valider : une revue s'ouvre dans la file des équivalences.

  • L'étudiant n'a pas reçu son e-mail ou son lien a expiré ? Ouvrez son dossier dans l'onglet Validées et cliquez sur « Renvoyer l'accès ».

Si ça bloque

  • « Un compte étudiant existe déjà pour cet email » : le candidat est déjà étudiant. S'il revient, renseignez son matricule via Modifier pour le réinscrire au lieu de créer un second compte.

  • « Ce matricule est déjà attribué à un autre étudiant » : le matricule saisi dans le dossier appartient à quelqu'un d'autre. Corrigez-le via Modifier, ou videz-le pour qu'un numéro neuf soit attribué.

  • « Cohorte pleine » : la politique de la promo refuse toute inscription supplémentaire. Il faut l'ajuster dans les politiques des cohortes, ou orienter le candidat vers une autre promo.

  • « Annulation impossible » sur « Annuler la validation » : l'étudiant a déjà activé son compte. Une validation ne s'annule que tant que le lien d'activation n'a pas été utilisé.

Questions fréquentes

›Le candidat est-il prévenu quand je refuse son dossier ?

Non. Le refus est enregistré avec son motif, mais aucun e-mail ne part. Seule la validation envoie un message au candidat.

›Je me suis trompé en validant. Puis-je revenir en arrière ?

Oui, tant que l'étudiant n'a pas activé son compte : ouvrez le dossier dans l'onglet Validées et cliquez sur « Annuler la validation ». L'inscription est révoquée et le dossier repasse en attente.

›Pourquoi un candidat a-t-il disparu de la liste après validation ?

Il est passé dans l'onglet Validées. S'il n'y est pas, vérifiez le campus choisi dans la barre du haut : la liste ne montre que les dossiers du campus et de l'année sélectionnés.

›Dois-je attendre que toutes les pièces soient vérifiées pour valider ?

Non. La validation reste possible ; les pièces non vérifiées restent dues jusqu'à leur date limite, et l'étudiant pourra les déposer depuis son dossier.

Voir aussi