Journal de caisse
Tous les encaissements du jour ou de la période, avec leur référence et leur mode.
ComptabilitéAgent d'encaissement
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Le journal de caisse liste tous les encaissements des étudiants, du plus récent au plus ancien : date, numéro de reçu, étudiant, agent qui a encaissé, mode de paiement et montants. C'est l'écran de l'arrêté de caisse : en fin de journée, on filtre sur le jour et le mode, et l'on compare le total à l'argent réellement reçu.
Il s'adresse à l'agent d'encaissement et à la comptabilité. Il ne contient que les entrées des étudiants : les dépenses ont leur propre écran, et la trésorerie réunit les deux.
Avant de commencer
- Avoir le droit de consulter la comptabilité.
- Une année académique choisie dans la barre du haut : le journal montre les encaissements de cette année, quel que soit le jour où ils ont été reçus.
Pas à pas
Ouvrez Comptabilité › Journal de caisse. Quatre cases donnent le nombre d'Opérations, le montant Encaissé (brut), les Frais opérateur retenus sur les paiements en ligne et le Net encaissé.
Ces totaux portent sur les opérations affichées : ils suivent les filtres que vous posez juste en dessous.
Bon à savoir
Pour l'arrêté de caisse quotidien : Jour = aujourd'hui, mode Espèces, puis comparez le total brut au contenu de la caisse.
Les frais d'inscription payés avant la rentrée figurent bien dans l'année académique qu'ils concernent : c'est l'année de la barre du haut qui compte, pas la date.
Le journal ne fait que lire : pour annuler un paiement, ouvrez la fiche financière de l'étudiant (voir « Encaisser un paiement »).
Si ça bloque
« Aucune année académique n'est configurée pour cet établissement. » : créez une année dans Paramètres avant d'utiliser la comptabilité.
« Aucun encaissement sur la période. » : vérifiez le jour, le mode et l'année choisis dans la barre du haut ; un filtre oublié suffit à vider la liste.
L'export répond « forbidden » : votre compte peut consulter le journal mais pas exporter de données. Le droit « Exporter des données » se demande à l'administrateur.
La référence de caisse ESP-… n'apparaît pas dans le journal : elle figure sur le reçu et dans la fiche financière de l'étudiant.
Questions fréquentes
›Les dépenses payées en espèces apparaissent-elles ici ?
Non. Le journal ne contient que les encaissements des étudiants. Les sorties sont dans Dépenses, et l'écran Trésorerie fait la différence entre les deux.
›Pourquoi le total ne baisse-t-il pas quand j'annule un paiement ?
Il baisse : l'opération annulée reste affichée, barrée, mais elle sort des totaux. Rechargez la page si vous venez d'annuler depuis un autre onglet.
›Que signifie « Frais opérateur » ?
La commission retenue par l'opérateur sur un paiement mobile money en ligne. Le net est ce que l'école reçoit réellement ; pour les espèces et les virements, il n'y a pas de frais.
Voir aussi
- Encaisser un règlement au guichet
Retrouver l'étudiant, encaisser son échéance et lui remettre son reçu.
- Trésorerie
Entrées moins sorties : la position nette, mois par mois, exportable.
- Dépenses
Saisir une dépense avec son justificatif, prévoir les dépenses à venir.
- États et exports
Les états comptables (dont affectés / non affectés) et leurs exports Excel.