Configuration : à poser une fois, avant l'usage quotidien
Pièces exigées du dossier
Les pièces demandées aux étudiants, avec leur date limite et leur ciblage.
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Chaque année, l'école décide des pièces qu'elle demande à ses étudiants : extrait de naissance, pièce d'identité, diplômes, certificat médical… Pour chacune, elle fixe une date d'exigibilité et, au besoin, les étudiants concernés (une faculté, un cycle, les affectés de l'État).
Cette liste a des conséquences : passé la date, un étudiant qui n'a pas déposé une pièce obligatoire perd l'accès à son espace jusqu'à ce qu'il la fournisse. C'est le volet documentaire de la barrière d'accès, indépendant de la comptabilité.
Avant de commencer
- Une année académique désignée comme « en cours ».
- Le module des pièces du dossier activé, et un compte qui gère les étudiants.
Pas à pas
Ouvrez Scolarité › Configuration, puis la carte Pièces du dossier (« 7 pièces · 7 datées »).
La liste ne porte que sur l'année en cours. Pour chaque pièce : son libellé (« facultative » si elle ne bloque pas), sa date d'exigibilité, son ciblage (faculté, cycle, régime) et son statut Active ou Retirée.
Bon à savoir
Laissez quelques semaines entre la rentrée et la date d'exigibilité : la barrière tombe le lendemain de la date, pas le jour même.
Un délai accordé à un étudiant (depuis son dossier) remplace la date de la pièce pour lui seul.
Une pièce déposée en attente de vérification ne bloque pas ; une pièce refusée bloque de nouveau.
Si ça bloque
« Cette pièce est déjà utilisée dans des dossiers. Désactivez-la plutôt que de la supprimer. »
« Rien à reprendre : ces pièces existent déjà sur l'année en cours. »
Toute une promotion perd l'accès du jour au lendemain : une date d'exigibilité est passée alors que les pièces n'étaient pas déposées. Reportez la date ou accordez des délais.
« Vous n'avez pas les droits pour effectuer cette action. » : le paramétrage demande le droit de gérer les étudiants.
Questions fréquentes
›Une pièce cochée au guichet sans fichier débloque-t-elle l'étudiant ?
Non. « Original vu » trace que la scolarité a vu le papier, mais tant que le fichier manque, la pièce compte comme non fournie.
›Le personnel peut-il être bloqué ?
Non. Seuls les étudiants inscrits sur l'année en cours sont concernés par la barrière.
Voir aussi
- Vérifier les pièces du dossier
Contrôler les pièces déposées (ouvertes avant de statuer), les accepter ou les refuser.
- Annuaire et fiche étudiant
Retrouver un étudiant, consulter son parcours, son dossier, ses pièces et sa situation.
- Configurer les notes
Catégories d'évaluation, règles de calcul, seuils de crédits, mentions et signataires du PV.