Configuration : à poser une fois, avant l'usage quotidien
Référentiel académique
Facultés, filières, niveaux, types de niveau et d'enseignement, années, maquettes.
DirectionScolarité
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Le référentiel académique décrit ce que l'école enseigne : ses départements (facultés), leurs filières (programmes), les niveaux de chaque filière (L1, L2, M1…), les années académiques et, pour chaque niveau, la maquette : les UE et ECUE avec leurs crédits, coefficients et volumes horaires.
Tout le reste en découle : les cohortes, la préinscription, la facturation, l'emploi du temps, les notes et les cours en ligne. Il se pose une fois, à l'ouverture de l'école, puis se retouche d'une année sur l'autre.
Avant de commencer
- Un compte direction ou scolarité avec le droit de gérer le référentiel.
- Les campus créés (voir « Campus et salles ») si l'école en a plusieurs.
Pas à pas
Ouvrez Paramètres, puis Départements. Un département regroupe des filières : « Sciences et technologies », « Droit et sciences politiques »…
Nouveau département demande un Nom, les Campus où il existe (tous par défaut) et un Ordre d'affichage. Le tableau compte les programmes de chacun.
Bon à savoir
Posez le référentiel dans l'ordre de la page : départements, filières, niveaux, types d'enseignement, année, puis maquettes. Chaque écran a besoin du précédent.
Pour une nouvelle filière proche d'une existante, créez ses niveaux puis Dupliquer vers… depuis la maquette modèle : seuls les écarts restent à saisir.
Les catalogues de types de niveau et d'enseignement sont numérotés de 10 en 10 : on peut glisser un nouveau type entre deux sans tout renuméroter.
Changer l'ordre des UE et ECUE change l'ordre d'impression des PV et relevés à venir, pas ceux déjà archivés.
Si ça bloque
« Impossible de supprimer : des cohortes y sont rattachées » (ou des étudiants, ou des cours actifs) : un département, une filière ou un niveau qui sert déjà ne se supprime pas.
« Ce département a déjà une filière portant ce nom » ou « Cette filière ouvre déjà ce niveau » : modifiez l'élément existant plutôt que d'en créer un second.
« Impossible de supprimer l'année académique en cours. » : désignez d'abord une autre année comme courante.
« Déjà pris dans … : … Rien n'a été copié. » à la duplication d'un semestre : des codes d'UE existent déjà dans la période cible ; la copie est tout ou rien.
Duplication de maquette qui répond seulement « Erreur. » : un code d'UE ou d'ECUE existe déjà dans le niveau cible. Videz ou renommez la cible, puis recommencez.
« Impossible de supprimer cette UE : des ECUE ou des notes en dépendent. » : supprimez d'abord les ECUE, ce qui n'est possible que tant qu'aucune note n'a été saisie.
« Vous n'avez pas les droits pour cette action. » à l'enregistrement : votre compte voit le référentiel mais ne peut pas le modifier.
Questions fréquentes
›Quelle différence entre un département, une faculté et un programme ?
C'est le même découpage sous deux noms : la maquette et la préinscription parlent de Faculté et de Filière, les écrans de configuration de Département et de Programme.
›Le nom d'un niveau se modifie-t-il ?
Le nom vient du type de niveau : renommez le type (« Licence 1 ») et tous les niveaux qui l'utilisent suivent.
›Peut-on passer d'une année en semestres à une année en trimestres ?
Le découpage se règle par année académique. Les maquettes s'affichent selon le découpage de l'année en cours : une période qui n'y existe pas est refusée.
Voir aussi
- Cohortes
Les promotions d'une année : effectifs, étudiants et maquette suivie.
- Campus et salles
Sites, bâtiments, salles typées et plan d'étage.
- Politiques des cohortes
Comment les cohortes se découpent en groupes : effectif, groupe plein, répartition, exceptions par filière.
- Configurer les notes
Catégories d'évaluation, règles de calcul, seuils de crédits, mentions et signataires du PV.