Traiter les demandes de documents
Les files de demandes (attestations, relevés) : instruire, faire payer, délivrer.
Scolarité
En vidéo
Étudiants et anciens demandent leurs documents (attestation, relevé, diplôme…) en ligne. Chaque demande passe de service en service : la Scolarité vérifie, la Comptabilité tarife et encaisse, l'Édition produit le document. Chaque service a sa file, et à chaque étape le demandeur est prévenu par e-mail.
Le poste de décision présente un dossier à la fois, avec ses pièces sous les yeux : frais, scolarité de l'année, notes. Les dossiers sans réserve peuvent avancer d'un seul geste.
Avant de commencer
- Les types de documents demandables réglés (Paramètres › Réglages généraux › Documents).
- Un compte qui gère les demandes.
Pas à pas
Ouvrez Demandes. Les onglets Scolarité, Comptabilité et Édition portent le nombre de dossiers en attente ; Toutes donne la vue d'ensemble. Cherchez un code de suivi ou un nom.
En scolarité, les documents arrivent « À vérifier » puis, après la comptabilité, « À valider ». En comptabilité : « À tarifer » et « Paiement demandé ». En édition : « À produire ».
Bon à savoir
Raccourcis clavier : Entrée pour la décision principale, D pour la sortie secondaire, flèche droite pour passer.
Un document de l'année en cours est gratuit ; une autre année coûte le tarif du type de document.
Un document payant entre directement en comptabilité, « Paiement demandé ».
Si ça bloque
« Cette décision ne relève pas de votre rôle. » : votre compte consulte la file sans pouvoir décider.
« Décision impossible sur ce document. » : son statut a changé, ou une donnée manque.
« Une partie du lot n'est pas passée. Reprenez-les une par une. »
« Rien à traiter dans cette file » : tout ce qui vous revenait est passé à l'étape suivante.
Questions fréquentes
›Le demandeur voit-il le motif d'un refus ?
Oui : le motif d'un refus, d'une attente de rattrapage ou d'une demande de paiement lui est affiché, et il reçoit un e-mail.
›Un ancien étudiant peut-il demander un document ?
Oui. Sa demande est rattachée à son dossier s'il est connecté avec son adresse ; sinon la scolarité voit la réserve « Demandeur non rattaché à un dossier ».
Voir aussi
- Modèles de documents de scolarité
Rédiger les modèles (certificat de scolarité…), le papier à en-tête et les signataires.
- Demander un document
Demander une attestation ou un relevé, la payer et suivre son avancement.
- Réglages généraux de l'école
Identité de l'école, logo, carte, modules activés.